PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

DEFINISI DAN TUJUAN KOMUNIKASI
    Beberapa definisi komunikasi dapat disebut di bawah ini.
1.    Louis Forsdale (1981), seorang ahli komunikasi dan pendidikan, mengungkapkan “communication is the process by which system is established, maintained, and altered by menans of shared signals that operate according to rules”. Komunikasi diartikan sebagai suatu proses memberikan signal menurut aturan tertentu, sehingga dengan cara ini suatu system dapat didirikan, dipelihara dan diubah.
2.    Gatewood and Taylor (1996) mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses memindahkan informasi dan pengertian (maksud) dari satu orang kepada orang lain.
3.    Stoner, Freeman dan Gilbert (1996) mengartikan komunikasi sebagai suatu proses yang dipergunakan oleh manusia untuk mencari kesamaan arti lewat tranmisi pesan simbolik.
4.    Newman dan Summer (1961) mengartikan komunikasi sebagai proses pertukaran fakta, ide, opini atau emosi melalui kata-kata, surat-surat, symbol-simbol atau pesan.

Beberapa alasan pentingnya Komunikasi:
a.    Komunikasi mendatangkan efektifitas yang lebih besar
b.    Komunikasi menempatkan orang-orang pada tempat yang seharusnya.
c.    Komunikasi membawa orang-orang untuk terlibat dalam organisasi dan meningkatan motivasi untuk melibatkan kinerja yang baik, dan meningkatkan komitmen terhadap organisasi.
d.    Komunikasi menghasilkan hubungan dan pengertian yang lebih baik antara bawahan, kolega, dan orang-orang di dalam organisasi dan di luar organisasi.
e.    Komunikasi menolong orang-orang untuk mengerti perlunya perubahan.
f.    Komunikasi meminimalkan permasalahan-permasalahan di dalam keorganisasian seperti konflik, stress, demotifasi dan loyalitas.

PROSES KOMUNIKASI
    Proses komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari pengirim kepada penerima, menggunakan isyarat tangan, atau menggunakan sarana komunikasi tertentu lainnya.

1.    Pengirim (sender)
Proses komunikasi diawali oleh pengirim sebagai sumber pesan. Pengirim, dalam kerangka keorganisasian dapat berupa karyawan biasa, manajer, atau pihak luar yang memberikan gagasan, maksud, informasi dan bertujuan mengadakan kumunikasi. Pengirim dalam hal ini telah menentukan makna apa yang akan disampaikannya. Agar apa yang akan disampaikan itu dapat tersusun dengan baik, maka sender perlu menyusun sebuah rencana yang berisi makna utama apa yang akan disampaikan.

2.    Penyandian (encoding)
Tindakan pemberian arti simbol-simbol pada pemikiran, misalnya memutuskan kata-kata mana yang harus dikatakan atau ditulis disebut sebagai penyandian (encoding). Penyandian itu perlu karena informasi hanya dapat dikirimkan dari seorang kepada orang lain lewat perwakilan atau sandi.

3.    Saluran Komunikasi (communication chanel)
Ketika orang-orang berkomunikasi dalam lingkungan organisasi, mereka biasanya menggabungkan tampilan vokal (saluran pendengaran) dan pandangan (saluran penglihatan). Sentuhan (saluran peraba), penciuman (saluran penciuman), dan perasa (saluran saraf) juga digunakan dalam saluran pesan dalam komunikasi. Fungsi saluran komunikasi di sini adalah sebagai alat menyampaikan pesan. Untuk menyampaikan pesan yang dimaksud, seseorang dapat meggunakan berbagai macam, yaitu tatap muka, telepon, pertemuan kelompok, komputer, memo, pernyataan kebijakan, system imbalan, jadwal produksi, dan ramalan penjualan.

4. Pengertian Sandi (Decoding)
    Pesan yang diterima kemudian diinterpretasikan dan diterjemahkan ke dalam informasi yang mempunyai arti. Proses ini dilakukan dengan dua cara, pertama penerima harus menerima, kemudian mengartikannya. Pengertian dipengaruhi oleh pengalaman penerima, pemilihan penilaian pribadi mengenai simbol dan gerakan tubuh yang dipakai, dan harapan. Meciptakan gelombang suara yang penuh arti adalah sandi yang tepat, yang pantas untuk penyandian dengan melalui suatu sumber; menterjemahkan gelombang suara ke dalam pemikiran merupakan penguraian sandi (decoding).

5. Penerimaan (Receiver)
    Bila pesan tidak sampai pada penerima, maka komunikasi itu belum terjadi. Artinya, pesan yang dikirimkan itu harus diterima baik (dipahami) oleh penerima. Oleh karena itu pesan yang dikirimkan harus jelas kepada siapa pesan itu ditujukan. Dalam hal ini kita tidak akan menggunakan cara yang sama dalam berkomunikasi kepada anak-anak dan berkomunikasi kepada orang dewasa. Jadi dalam berkomunikasi siapa pendengarnya perlu dipertimbangkan.

6. Umpan Balik (Feedback)
    Sebuah rangkaian umpan balik (Feedback) memberi saluran bagi tanggapam penerima yang memungkinkan sender untuk menentukan apakah pesan telah diterima dan menghasilkan tanggapan yang dimaksudkan. Bagi manajer, umpan balik komunikasi ini mungkin datangdari berbagai macam cara. Dalam situasi tatap muka, umpan balik bias terjadi secara langsung melalui tanda-tanda atau sandi. Dengan diberikannya reaksi ini kepada si pengirim (sender), perngirim akan dapat mengetahui apakah pesan yang dikirimkan tersebut diinterpretasikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim. Bila arti pesan yang dimaksudkan oleh si pengirim berarti komunikasi tersebut efektif.

7. Kegaduhan (noise)
Gangguan (noise) merupakan sifat yang melekat pada komunikasi. Dalam setiap proses komunikasi, kegaduhan atau kendala-kendala dalam berkomunikasi akan selalu ada. Gangguan dapat timbul dalam saluran komunikasi, atau metode pengiriman seperti udara dan kertas. Ganggua juga dapat terjadi secara internal (kurang perhatian penerima) atau eksternal (gangguan suara lain).

METODE-METODE KOMUNIKASI
Melakukan komunikasi tidak terbatas hanya pada penyampaian pesan melalui pembicaraan tatap muka. Berkomunikasi bisa juga dilakukan dengan berbagai cara, bergantung pada situasi yang dihadapi di dalam organisasi. Suatu metode komunikasi dipandang efektif apabila diterapkan pada situasi yang sesuai. Kesalahan di dalam menentukan komunikasi ini akan menyebabkan timbulnya persoalan-persoalan lain yang pada akhirnya akan mempengaruhi kinerja dan produktifitas dari organisasi yang bersangkutan.

-->

Komunikasi Melalui Pertemuan Dan Rapat
Terlepas dari apakah pertemuan itu sifatnya formal atau informal, yang jelas sebuah pertemuan/rapat harus dapat dilakukan dengan maksud sebagai berikut:
1.    untuk menyebarkan informasi
2.    untuk mengumpulkan informasi
3.    untuk menjelaskan keputusan
4.    untuk pemecahan masalah
5.    maksud konsultasi dan negoisasi terpadu

Kunci sukses komunikasi melalui pertemuan ini adalah bagaimana semua pihak yag diundang dapat memberikan saran dan pendapatnya. Namun, kesulitan justru muncul ketika ada sebagian orang yang terlibat memandang pertemuan itu sebagai legalitas atas sebuah persoalan yang telah dirancang sebelumnya. Seringkali pertemuan diadakan hanya untuk menginfetarisir pendapat tanpa perlu mempertimbangkannya sebagai suatu masukan yang berarti. Oleh karea itu, dalam sebuah pertemuan perlu dihidari adanya dominasi satu atau dua yang berkuasa.

Komunikasi Melalui Surat Edaran
Walaupun cara komunikasi ini dipandang sederhana dan mudah, namun penggunaan surat edaran juga memiliki beberapa keuntungan dan keelemahan. Keuntungan penyampaian informasi melalui surat edaran adalah:
1.    kesalahan pengertian dapat  dihindari apabila isi pesan itu ditulis secara jelas.
2.    pemberi pesan biasanya tidak memberi peluang untuk berspekulasi.
3.    jangkauannya luas dan waktu yang dibutuhkan relatif pendek.
4.    mengurangi peluang untuk mendistorsi pesan disbanding dengan kalau komunikasi dilakukan secara lisan.

Sebaliknya, kelemahan dalam komunikasi melalui surat edaran adalah;
1.    walaupun surat itu sampai ke tempat  tujuan tepat pada waktunya, namun seringkali si penerima mengabaikannya terutama jika surat yang diterima itu terlalau banyak
2.    komunikasi ini dengan cara ini tidak memberi peluang kepada penerima pesan untuk memperhatikan nuansa suara  atau bahasa tubuh dan oleh karena itu, terutama apabila diperlukan untuk membaca arti yang tersirat diantara baris-baris, pesan mungkin sepenuhnya tidak dimengerti.
3.    sering ada kecenderungan pada pihak pengirim pesan bahwa mengirimkan pesan itu sama dengan melakukan tindakan.
4.    efektifitas pesan sangat tergantung pada keahlian menulis si pengirim pesan.

Komunikasi Melalui Telepon
Penggunaan telepon sebagai media komunikasi memiliki keuntungan dan kelemahan sebagai berikut:
Keuntungan;
1.    tingkat kecepatannya sangat tinggi
2.    kemampuan untuk langsung mendapatkan umpan balik atas setiap pesan
3.    kemampuan untuk menyesuaikan diri, karena pokok pembicaraan selain alasan menelpon, juga dapat dibicarakan.

Kelemahannya:
1.    pembicaraan telepon tidak benar-benar cocok untuk menyampaikan pesan-pesan yang lebih rumit dan mungkin, dalam banyak kasus, harus ditegaskan dalam melalui tulisan
2.    biasanya tidak ada bukti bahwa pembicaraa telah benar-benar dilakukan sehingga membuka peluang untuk penyelewengan
3.    si penerima telepon tidak dapat memperhitungka bahasa tubuh si penelepon
4.    banyak orang gelisah atau tidak begitu baik kondisinya pada waktu menggunakan telepon

Komunikasi Melalui Surat Elektronik
Perkembangan teknologi informasi dewasa ini semakin mempermudah orang untuk melakukan komunikasi. Penggunaan teknologi seperti mesin fax da internete memungkinkan pesan disampaikan lebih cepat, murah dan informasi yang disampaikan lebih jelas. Hanya saja kendalaya adalah tidak semua orang dapat mengoperasikan alat-alat seperti itu.

Komunnikasi Melalui Papan Pengumuman
Papan pengumuman berguna untuk komunikasi umum, yang memelukan perhatian yang lebih rendah, seperti memberitahukan kepada pegawai-pegawai tentang kegiatan-kegiatan tertentu. Papan pegumuman tidak harus diandalkan untuk mengkomunikasikan informasi penting karena papan pengumuman biasanya diabaikan oleh banyak orang. Papan pengumuman hanya akan dibaca kalau informasiya selalu baru dan menarik bagi para pegawai yang bersangkutan.

BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI
    Komunikasi pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam bentuk-bentuk sebagai berikut.
Komunikasi Lisan dan Tertulis
    Jenis komunikasi ini paling banyak dipraktekkan sehari-hari khususnya dalam komunikasi antar pribadi. Pemilihan betuk komunikasi lisan atau tertulis dipengaruhi oleh faktor-faktor waktu, kecepatan, biaya, perferensi pribadi, keterampilan individu dalam berkomunikasi, fasilitas yang tersedia untuk berkomunikasi. Komunikasi lisan atau tertulis memiliki keuntungan dan kerugian, seperti kalau tertulis keuntungannya pesan dapat disimpan, tetapi kerugiannya memakan waktu jika dibandingkan dengan komunikasi lisan.

Komunikasi Verbal dan Non Verbal
    Komunikasi verbal yaitu komunikasi melalui kata-kata baik lisan atau tertulis. Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang menggunakan bahasa badan atau tubuh, seperti gerakan tangan, jari, mata, kepala dan lain-lain. Alasan penggunaan jenis komunikasi ini biasanya berkaitan dengan masalah waktu dan situasi saat komunikasi terjadi.
    Kesulitan utama dalam komunikasi verbal dengan menggunakan kata-kata adalah karena kita mencoba berbicara tentang dunia yang sangat rumit sedagkan jumlah kata-kata yag digunakan terbatas.
    Jenis alat bantu visual kedua dalam komunikasi verbal adalah tulisan atau gambar. Sedangkan dalam komunikasi non verbal, bagian terpenting adalah menyangkut penggunaan bahasa tubuh (body language), yang artinya orang-orag mengkomunikasikan arti kepada orang lain dengan tubuh mereka dalam interaksi antar pribadi. Bahasa tubuh merupakan pelengkap yang penting bagi komunikasi non verbal disemua belahan dunia umumnya. Komunikasi non verbal ini memiliki fungsi tertentu dalam proses komunikasi verbal. Fungsi utama dari komunikasi non verbal adalah ;
1.    Sebagai pengulangan
2.    Pelengkap
3.    Pengganti
4.    Memberi penekanan
5.    memperdayakan

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
    Ada tiga hal penting dalam mempelajari komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi :
a.    Informasi yang menjadi sumber komunikasi
b.    Bagaimana proses komunikasi tersebut
c.    Komunikasi antar orang dalam organisasi

Jika ketiga hal tersebut tidak banyak mengalami hambatan maka komunikasi dalam organisasi akan berjalan lebih berhasil sehingga pelaksanaan pencapaian tujuan menjadi lebih baik.

Komunikasi Ke Bawah
    Komunikasi ke bawah dalam suatu organisasi berarti ia mengalir dari wewenang yang lebih tinggi ke wewenang yang lebih rendah. Bentuk yang paling umum adalah instruksi, memo resmi, pernyataan tentang kebijakan perusahaan, prosedur, pedoman kerja, dan pengumuman perusahaan.
    Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu :
1.    Memberi pengarahan atau instruksi kerja
2.    Memberi informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan
3.    Memberi informasi tentang prosedur dan praktek organisasional
4.    Memberi umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan
5.    Meyajikan informasi mengenai aspek idiologi yang dapat membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

Namun di satu sisi, komunikasi ke bawah juga mengandung kelemahan, yaitu kemungkinan terjadinya penyaringan atau sensor informasi penting sebelum disampaikan kepada para bawahan artinya, informasi yang diterima bawahan tidak seperti aslinya. Davis memberikan saran-saran dalam hal itu sebagai berikut :
1.    Pimpinan hendaklah sangggup memberikan informasi kepada karyawan apabila dibutuhkan mereka. Jika pimpinan tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan mereka dan perlu mengatakan terus terang dan berjanji akan mencarikannya
2.    Pimipinan hendaklah membagi informasi yang dibutuhkan oleh karyawan.
3.    Pimpinan mengembangkan suatu perencanaan komunikasi, sehingga karyawan dapat mengetahui informasi yang dapt diharapkannya.
4.    Berusaha membentuk kepercayaan diantara pengirim dan penerima pesan.

Komunikasi ke Atas
    Kebutuhan akan komunikasi ke bawah sama banyaknya dengan jumlah komunikasi ke atas. Alat komunikasi ke atas yang sering digunakan secara luas terdiri dari kotak saran, rapat kelompok, laporan kepada penyelia, dan prosedur permohonan atau keluhan. Bentuk komunikasi ini biasanya tersendat-sendat dan tersaring. Setiap jenjang pimpinan enggan meneruskan masalah ke atas karea hal itu dapat dipadang sebagai pengakun kegagalan. Para pegawai biasanya cenderung hanya memberitahu atasan tentang hal-hal yang menurut mereka ingin didengar atasan. Jadi, setiap bawahan memiliki alasa untuk memilih, menafsirkan dan berbagai tindakan penyaringan informasi lainnya.

Komunikasi Horisontal
    Tersedianya arus komunikasi horisontal sering kali dilupakan dalam sebuah desian organisasi. Komunikasi horisontal sangat penting bagi koordinasi dan integrasi dari beraneka ragam fungsi keorganisasian. Komunikasi dari teman sejawat ke teman sejawat sering kali diperlukan untuk mengadakan koordinasi dan dapat juga memberikan kepuasan terhadap kebutuhan sosial.

Komuniksasi Diagonal
    Jenis komunikasi ini jarang sekali dipergunakan, namun komunikasi diagonal adalah penting dalam penting dalam keadaan dimana para anggota tidak dapat berkomunikasi secara efektif lewat jalur lain. Sebagian mungkin melibatkan tenaga penjualan yang mengirim laporan khusus langsung kepada pengawas keuanganan, dan tidak melewati jalur tradisional dalam departemen pemasaran.

HAMBATAN DAN PENANGANAN TERHADAP EFEKTIVITAS KOMUNIKASI
    Kegagalan dalam berkomunikasi sering timbul karena hambatan dalam proses komunikasi. Beberapa jenis hambatan komunikasi telah dirumuskan oleh beberapa ahli diantaranya adalah sebagai berikut.
    Menurut Cruden dan Sherman mengklasifikasikan hambatan komunikasi ke dalam tiga aspek yaitu :
1.    Hambatan teknis
-    Ketiadaan rencana dan prosedur
-    Kurang penerangan/penjelasan
-    Kurang terampil membaca
-    Kesalahan media komuikasi
2.    Hambatan semantik
-    Miskin perbendaharaan kata
-    Kata berwayuh/banyak arti
-    Terlalu banyak akronim
3.    Hambatan manusiawi
-    Perbedaan individu
-    Iklim psikologik organisasi

Jenis klasifikasi hambatan komunikasi yang lain, seperti dikemukakan Ernesto Franco yaitu :
1.    Hamabatan phisik
-    Jarak pengirim penerima
-    Pengaruh lingkungan
-    Kesalahan fungsi fisik
-    Kondisi tempat (bising, dll)
2.    Hambatan perilaku
-    Sikap pengirim penerima
-    Sifat keterbukaan
-    Distorsi pada pesan
-    Kesalahan konklusi

3.    Hambatan yang lain
-    Batasan waktu
-    Jumlah informal
-    Infomasi yang kompleks
-    Kata yang banyak arti
-    Kesalahan persepsi
-    Hallo effect
-    Perbedaan budaya
-    Interpretasi yang salah
-    Kelemahan pendengaran

Beberapa pernyataan yang perlu diperhatikan dalam mewujudkan komunikasi yang efektif adalah :
1.    Komunikasi harus bersifat manusiawi harus selalu memperhatikan sifat-sifat manusia.
2.    Komunikasi harus diusahakan seharmonis mungkin.
3.    Komunikasi disesuaikan dengan kebiasaan yang berlaku selama ini.
4.    Komunikasi dilakukan melalui jalur kelembagaan yang tersedia dalam organisasi.
5.    Komunikasi disesuaikan dengan iklim atau situasi dan kondisi saat komunikasi berlangsung.
6.    Memanfaatkan teknologi modern guna memperlancar komunikasi.
7.    Memanfaatkan simbul-simbul maupun gerakan-gerakan yang sudah difahami semua orang.
8.    Komunikasi disesuaikan dengan kondisi si penerima (misal, buta huruf).
9.    Pesan dirumuskan secara ringkas dan jelas.