MAKALAH PENGENDALIAN INTEREN DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

MAKALAH

PENGENDALIAN INTEREN DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Oleh

Nurfauzi Ahmad

B04150010

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

UNIVERSITAS MATHLA’UL ANWAR

Tahun 2018

KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas rahmat-Nyalah kami mampu menyelesaikan makalah ini dengan baik.

Makalah tentang “Sistem Informasi Akuntansi” ini disusun dengan tujuan untuk melengkapi tugas mata kuliah sistem informasi akuntansi .

Penyusunan makalah tidak terlepas dari bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Kami sebagai penyusun makalah ini sepenuhnya menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kami mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun demi kesempurnaan di masa yang akan datang.

Akhir kata, semoga makalah ini bisa memberikan suatu kemanfaatan bagi kami selaku penyusun makalah pada khususnya dan bagi pembaca pada umumnya serta bisa menjadi tambahan referensi di bidang ilmu Komunikasi Data bagi penyusun makalah di masa yang akan datang.

Pandeglang, Januari 2018

                                                            Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..................................................................................... i

DAFTAR ISI................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN

            1.1 Latar Belakang................................................................................ 1

BAB II PEMBAHASAN

2.1  Pengertian Sistem Informasi Akuntansi  .......................................  2     

2.1.1         Pengertian Sistem.............................................................. 2

2.1.2        Pengertian Sistem Akuntansi .............................................  4

2.1.3        Pengertian Sistem Informasi Akuntansi............................. 5

2.2      Komponen Sistem Informasi Akuntansi .....................................  5

2.3      Pengendalian Intern...................................................................... 6

2.3.1        Pengertian Pengendalian Intern........................................ 6

2.3.2        Tujuan Pengendalian Intern.............................................. 7

2.3.3        Aktivitas Pengendalian Fisik............................................ 8

2.3.4        Unsur dan Struktur Pengendalian Intern.......................... 9

2.3.5        Pengendalian Intern dalam Sistem Pembelian.................. 10

2.4      Organisasi ....................................................................................  12

2.5      Analisis dan Perancangan Sistem................................................. 13

2.5.1        Pengertian Analisis Sistem............................................... 13

2.5.2        Tujuan Analisis Sistem..................................................... 13

2.5.3        Tahapan Analisis Sistem................................................... 14

2.6      Studi Kasus.................................................................................. 14

2.7      Pemecahan Studi Kasus............................................................... 15

2.8      Job Description Struktur Organisasi ............................................  16

BAB III KESIMPULAN

DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

            Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu jenis sistem informasi yang diperlukan oleh perusahaan dalam mengangani kegiatan operasionalnya sehari-hari untuk menghasilkan informasi-informasi akuntansi serta informasi lainnya mengenai proses bisnis perusahaan yang diperlukan oleh manajemen dan pihak-pihak terkait lainnya sehubungan dengan pengambilan keputusan dan kebijakan-kebijakan lainnya.

Dalam era globalisasi saat ini, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sangatlah pesat, sehingga banyak sekali menawarkan kemudahan-kemudahan dalam menjalankan aktivitasnya, baik merupakan pekerjaan ringan dalam rumah tangga maupun pekerjaan rumit dalam dunia industri/perusahaan, sehingga pada akhirnya kita dimanjakan oleh teknologi tersebut.

            Kehadiran teknologi ini dimaksudkan untuk mencapai hasil yang lebih baik dengan efektif dan efisien yang tinggi. Dan ketika teknologi merajai di berbagai bidang usaha hal ini yang menjadi dasar penerapan dalam sebuah aplikasi nyata penggunanaan media komunikasi dan pengolahan data pada perusahaan.

            Untuk mendampingi perkembangan teknologi informasi, struktur organisasi yang baik juga perlu dibentuk oleh suatu perusahaan PT Arai dimiliki oleh Pak Hirata adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang pengolahan dan penjualan produk baja anti kara.

            Sistem organisasi pada PT Arai tersebut harus memiliki sistem organisasi yang baik menurut oengendalian intern dan sesuai dengan keinginan pemilik perusahaan agar pekerjaan masing-masing bagian bisa efektif dan efisien.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

2.1.1 Pengertian Sistem

Menurut Mulyadi (2001 : 2) “Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Dari defenisi tersebut dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem yaitu sebagai berikut :

a.       Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur

b.      Unsur-unsur tersebut adalah bagian yang terpadu dari sistem yang bersangkutan.

c.       Unsur suatu sistem bekerja sama untuk mencapai tujuan system

d.      Suatu sistem merupakan bagian dari sistem yang lain yang lebih besar.

Menurut James A. Hall (2001 : 7) “Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses, menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai”. Menurut Bodnar dan Hopwood (2003 : 1) “Sistem Informasi Akuntansi adalah Kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi”.

Menurut Widjajanto (2001 : 2) “Sistem adalah Sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses, dan output”.

Menanggapi pengertian dari Sistem Akuntansi ini Bastian (2001 : 151) mendefenisikan sistem akuntansi ini sebagai berikut Sistem Akuntansi adalah “Organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manjemen guna menentukan dasar kebutuhan informasi”.

Dalam arti luas ungkapan “sistem“ ternyata telah disamakan maknanya dengan ungkapan “cara“. Sehingga kita akan dapat membaca rangkaian kata seperti: sistem penilaian, system pengawalan, sistem perwasitan, dan lainnya. Pada dasarnya sesuatu dapat disebut sistem apabila memenuhi dua syarat . Pertama adalah memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi dengan maksud untuk mencapai tujuan tertentu. Bagian-bagian itu disebut subsistem atau ada pula yang menyebutnya sebagai prosedur.

Agar sistem dapat berfungsi secara efisien dan efektif, subsistem-subsistem atau prosedur-prosedur itu harus saling berinteraksi antar satu dengan lainnya. Interaksi ini bisa tercapai terutama melalui komunikasi informasi yang relevan antar subsistem. Namun demikian, biasanya antara subsistem dengan subsistem lainnya tidak dapat dilihat garis pemisahnya secara tegas, karena interaksi yang terjalin anatara subsistem itu demikian kuatnya dan acapkali saling bertumpang tindih.

Output

Proses

Input

                                                                    

 

Romney dan Steinbart (2004:3) membagi SIA menjadi lima komponen:

1.      Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan

2.      Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi yang berbagai fungsi dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.

3.      Data tentang proses-proses bisnis organisasi.

4.      Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.

5.      Infrasturuktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan

Kelima komponen tersebut secara bersama-sama memungkinkan suatu system informasi akuntansi memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam organisasi, yaitu:

1.      Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai dan pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi.

2.      Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk

3.      Membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.

4.      Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi termasuk data organisasi untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan handal. pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan.

Boockholdt (1999) menyatakan, “Information system is a set of organized procedures that, when executed, provides information to support decision making and control in an organization.”

Moscove dan Simkin (2001) menyatakan, “An information system is a set of interrelated subsystems that work together to collect, process, store, transform information for planning, decision making, and control.”

 Connolly dan Begg (2002) menulis, “Information system is the resources that enable the collection, management, control, and dissemination of information throughout an organization.”

2.1.2 Pengertian Sistem Akuntansi

Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. (2000) mendefinisikan, “Sistem Akuntansi suatu organisasi terdiri dari metode dan catatan-catatan yang dibuat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktiva dan kewajiban yang berkaitan.”

Mulyadi (2001) menulis, “Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir-formulir, catatan-catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”

Gelinas dan Oram (1996) menulis, “The accounting information system (AIS) is a specialized subsystem of the management information system (MIS) whose purpose is to collect, process, and report information related to financial transaction.”

Wilkinson dan Cerullo (2000) menyatakan, “An accounting information ssytem is a unified structure within an entity, such as business firm, that employs physical resources and other components to transform economic data into accounting information.”

2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Bodnar dan Hopwood (2000) seperti yang diterjemahkan Amir Abadi Jusuf, “Sistem Informasi Akuntansi adalah sebagai sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi, tetapi istilah Sistem Informasi Akuntansi diperluas mencakup siklus-siklus pemrosesan transaksi, penggunaan tehnologi informasi, dan pengembangan sistem informasi.” Romney dan Steinbart (2003) menulis, “Accounting Information System is the human and capital resources within an organization that responsible for the preparation of financial information and the information obtained from collecting and processing company transaction.”

2.2  Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Romney dan Steinbart (2003) menyatakan, “Sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen, yaitu:

1.      People, yang mengoperasikan sistem dan melakukan berbagai fungsi.

2.      Procedures, baik yang manual maupun otomatis termasuk dalam kegiatan pengumpulan, pemprosesan, dan penyimpanan data tentang kegiatan organisasi.

3.      Data, tentang kegiatan / proses bisnis organisasi.

4.      Software, digunakan untuk memproses data organisasi.

5.      Information technology infrastructure, termasuk didalamnya komputer, peralatan komunikasi jaringan.

2.3  Pengendalian Intern

2.3.1 Pengertian Pengendalian Intern

Istilah pengendalian intern oleh sebagian orang diterjemahkan dengan istilah pengawasan intern sedangkan sebagian lagi dikenal dengan istilah internal control. Menurut Widjajanto, pengendalian intern adalah suatu sistem pengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan dengan tujuan untuk:

1.      Mengamankan aktiva perusahaan,

2.      Mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi,

3.      Meningkatkan efisiensi, dan

4.      Mendorong agar kebijaksanaan manajemen dipatuhi oleh setiap jajaran organisasi.

Sedangkan menurut Mulyadi, pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manjemen dan personel lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan yaitu: keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, dan efektifitas dan efisiensi operasi.

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek keteilitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manjemen.

Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern tersebut dapat dibagi menjadi dua macam yaitu:

a.       Pengendalian intern akuntansi ( internal accounting control )

Menurut Tunggal, Pengendalian intern akuntansi adalah pengendalian yang meliputi pengamanan terhadap kekayaan perusahaan sehingga diperlukannya catatan akuntansi. Pengendalian intern yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya.

b.      Pengendalian intern admistratif ( internal administrative control)

Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

2.3.2 Tujuan Pengendalian Intern

Tujuan sistem pengendalian intern yang efektif dapat digolongkan sebagai berikut :

1.      Untuk menjamin kebenaran data akuntansi

Manajemen harus memiliki data akuntansi yang dapat diuji ketepatannya untuk melaksanakan operasi perusahaan. Contoh ; harga jual barang jadi sebagian ditentukan berdasarkan data baiya produksi, jumlah barang jadi yang akan diproduksi dipengaruhi oleh jumlah persediaan barang yang berada di gudang perusahaan dan pesanan yang belun dikirim karena menunggu persediaan barang yang berada di gudang perusahaan dan pesanan yang belum dikirim karena menunggu pengangkutan.

Sistem pengendalian akuntansi intern bertujuan untuk mengamankan atau menguji kecermatan dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya dengan jalan mencegah dan menemukan kesalahan-kesalahan pada saat yang tepat.

2.      Untuk mengamankan harta kekayaan dan catatan pembukuannya

Mencegah atau menemukan harta yang hilang dan catatan pembukuan pada saat yang tepat.

3.      Untuk menggalakkan efisiensi usaha

 Pengendalian dalam suatu perusahaan juga dimaksudkan untuk menghindari pekerjaan-pekerjaan yang berganda yang tidak perlu, mencegah pemborosan terhadap semua aspek usaha termasuk pencegahaan terhadap penggunanan sumber-sumber dana yang tidak efisien.

4.      Untuk mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digariskan Manajemen.

Manajemen menyusun prosedur dan peraturan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sistem pengendalian intren memberikan jaminan akan ditaatinya prosedur dan peratuaran adalah jaminan akan ditataatinya prosedur tersebut pada perusahaan.

2.3.3   Aktivitas Pengendalian Fisik

a.                            Otorisasi Transaksi

Tujuan ; Untuk memastikan bahwa semua transaksi yang diproses oleh sistem informasi valid dan sesuai dengan tujuan dari pihak manajemen.

b.                            Pemisahan Tugas

Tujuan ;

1.      Agar otorisasi transaksi terpisah dari proses transaksi. Contoh proses pembelian hanya boleh dilakukan jika ada permintaan lain dari pihak otorisasi persediaan, bahwa barang yang diminta tidak ada atau kurang.

2.      Tanggung jawab pemeliharaan asset harus dipisah dari tanggungjawab pencatatan. Contoh mesin tanggungjawab pemeliharaannnya oleh departemen pabrik, sedangkan pencatatannya oleh departemen harga atau akunting.

3.      Struktur organisasi harus dilaksanakan agar penipuan antara dua pihak atau lebih yang memiliki tanggungjawab tidak dapat disatukan. Contoh pembelian barang dan pembayaran dilakukan oleh orang yang berbeda.

c.                             Supervisi

Meminimalisasi terjadinya atau adanya pengawasan.

d.                            Pencatatan Akuntansi

Dari dokumen sumber, jurnal, buku besar, dan lain-lain. Catatan ini bisa dijadikan pengendali atas transaksi yang terjadi.

e.                             Pengendalian Akses

Hanya personal yang dapat mengakses aktiva penting dan catatan akuntansi.

f.                             Verifikasi Independen

Yaitu pemeriksaan independen sistem akuntansi untuk mengidentifikasi kesalahan prosedur dan kesalahan penyajian.

2.3.4        Unsur dan Struktur Pengendalian Intern

Mulyadi (2001) menyatakan, “Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:

1.      Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

2.      Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

3.      Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

4.      Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Arens dan Loebbecke yang diterjemahan Amir Abadi Jusuf mendefinisikan, “Struktur pengendalian intern mencakup lima kategori dasar kebijakan dan prosedur yang dirancang dan digunakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan pengendalian dapat dipenuhi.” Kelima kategori ini disebut sebagai komponen struktur pengendalian intern. Kelima komponen tersebut adalah:

1.      Lingkungan pengendalian

2.      Penetapan resiko oleh manajemen

3.      Sistem informasi dan komunikasi akuntansi

4.      Aktivitas pengendalian

5.      Pemantauan

2.3.5        Pengendalian Intern dalam Sistem Pembelian

Unsur pengendalian intern dalam sistem pembelian digolongkan ke dalam tiga kelompok, yaitu sistem pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktek yang sehat.

2.4  Organisasi

1.      Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.

2.      Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.

3.      Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.

4.      Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

5.      Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai.

6.      Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau fungsi yang lebih tinggi.

7.      Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.

8.      Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.

9.      Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.

10.  Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

11.  Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.

12.  Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.

13.  Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.

14.  Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.

15.  Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.

16.  Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

17.  Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.

18.  Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

19.  Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.

2.5  Organisasi

20.  Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.

21.  Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.

22.  Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.

23.  Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

24.  Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai.

25.  Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau fungsi yang lebih tinggi.

26.  Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.

27.  Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.

28.  Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.

29.  Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

30.  Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.

31.  Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.

32.  Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.

33.  Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.

34.  Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.

35.  Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

36.  Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.

37.  Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

38.  Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.

2.6  Analisis dan Perancangan Sistem

2.6.1   Pengertian Analisis Sistem

Boockholdt (1999) menyatakan, “System analysis is the process of examine an existing information system and its environment to identify potential improvement.”

Bodnar dan Hopwood (2000) yang diterjemahan Amir Abadi Jusuf menulis, “Analisis Sistem meliputi formulasi dan evaluasi solusi-solusi masalah sistem, penekanan dalam analisis sistem adalah pada tujuan keseluruhan sistem dan dasar dari semua ini adalah analisis untung rugi diantara tujuan-tujuan sistem.”

Mcleod (2001) seperti yang diterjemahkan Hendra Teguh menulis, “Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui.”

2.6.2   Tujuan Analisis Sistem

Gelinas dan Oram (1996) menulis, “Tujuan analisis sistem adalah:

1.      Mendefinisikan masalah yang ada secara tepat.

2.      Merencanakan solusi alternatif.

3.      Memilih dan menentukan salah satu dari solusi alternatif yang ada.

4.      Mengembangkan spesifikasi logik untuk solusi yang telah dipilih.

5.      Mengembangkan kebutuhan fisik untuk solusi yang telah dipilih.

6.      Membuat anggaran belanja/budget untuk dua fase pengembangan sistem ke depan.

2.6.3   Tahapan Analisis Sistem

Mcleod (2001) menyatakan, “Analisis sistem dapat dibagi menjadi:

1.      Mengumumkan penelitian proyek.

2.      Mengorganisasikan tim proyek.

3.      Mendefinisikan kebutuhan informasi.

4.      Mendefinisikan kriteria kerja sistem.

5.      Menyiapkan usulan rancangan.

6.      Menyetujui atau menolak rancangan proyek.

2.7  STUDI KASUS

PT Arai dimiliki oleh Pak Hirata adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang pengolahan dan penjualan produk baja anti karat. Berikut adalah info yang berkaitan dengan proses bisnis PT Arai :

·         Bahan baku Baja olahan di impor dari negara tetangga dengan harga yang berfluktuatif mengikuti nilai dolar, biasanya saat harga rendah PT Arai membeli bahan baku sebanyak-banyaknya untuk menghemat biaya produksinya.

·         Proses pembuatan barang melalui tiga proses, yaitu : Pengolahan, finishing, dan packing.

·         Dalam proses produksinya PT Arai menggunakan mesin-mesin sederhana bantuan dari pemerintah.

·         Perusahaan menjual barang hingga ke luar negeri.

·         Pek Hirata sebagai pemilik berpendapat bahwa dia seharusnya juga turun langsung mengawasi perusahaanya.

·         Proses produksinya tidak tergantung dari banyak sedikitnya pesanan.

·         Penjualan dilakukan secara kredit dan tunai, kebanyakan pembelian dengan kuantitas banyak bisa dilakukan dengan kredit.

·         Dengan pangsa pasar yang luas dan pendapatan yang tinggi pak Hirata tetap ingin melakukan efisiensi dan efektifitas dari proses produksinya.

Sebagai konsultan sistem anda diminta membuat organisasi yang baik menurut pengendalian intern dan sesuai dengan keinginan pemilik perusahaan agar pekerjaan masing-masing bagian bisa efisien dan efektif sertakan juga tugas (Job Desc) dari masing-masing bagian dan personal di dalamnya.

2.8  PEMECAHAN STUDI KASUS

• Langkah pak Hirata membeli bahan baku sebanyak banyaknya saat harga dollar rendah cukup efektif dan efisien karena bahan baku tersebut dapat menjadi persediaan saat dollar melonjak.
• Saat dollar melonjak, pak hirata dapat memproduksi persediaan tersebut dengan hasil olahan dan dijual dengan harga tinggi sehingga mendapat keuntungan yang lebih atau berlipat.
• Proses pembuatan barang harus dipisahkan menurut tenaga ahlinya. Misalnya SDM A bertugas bagian pengolahan, SDM B bagian finishing, SDM C bagian packing. Agar pekerjaan lebih sempurna dengan spesifikasi tersebut.
• Pak Hirata sebaiknya tidak hanya mengandalkan mesin sederhana dari pemerintah namun juga harus menambah jumlah mesin atau mengganti mesin yang lebih canggih untuk mempercepat proses produksi sehingga perputaran penjualan semakin cepat.
• Pak Hirata sebagai pemilik juga perlu merekrut karyawan baru untuk membantu menjalankan proses pengawasan dalam produksi.
• Dengan kebijakan penjualan dengan kuantitas yang banyak bisa dengan kredit, pak hirata harus menentukan jatuh tempo kredit tersebut sehingga perputaran modal juga cepat dan meminimalisir gagal bayar.

2.9  Job Description Struktur Organisasi

CEO

1. Merencanakan, mengelola dan menganalisis segala aktifitas fungsional bisnis seperti operasional, sumber daya manusia, keuangan dan pemasaran.

2. merencanakan dan mengelola proses penganggaran, lalu mengamati dan menganalisis apabila ada kejanggalan dalam praktiknya.

3. mengelola perusahaan dengan tujuan strategis perusahaan dengan keefektifan dan biaya seefissien mungkin.

CIO

1. Mempelajari dan memahami secara menyeluruh dan mendetail bisnis yang digeluti perusahaan.

2. membangun kredibilitas direktorat sistem informasi yang dipimpinnya.

3. memasyarakatkan teknologi informasi agar dipergunakan secara aktif untuk para karyawan perusahaan.

4. mencanangkan visi teknologi informasi.

5. membuat suatu perusahaan mendapat profit margin yang besar akibat adanya perubahan-perubahan teknologi, pasar dan regulasi yang membawa dampak perubahan perilaku bisnis.

MANAGER SYSTEM DEVELOPMENT

Manajer pengembangan sistem membantu memastikan bahwa proses dan mekanisme perusahaan yang memadai, fungsional dan sesuai dengan rekomendasi atas kepemimpinan dan standar industri. Mereka merencanakan dan mengkoordinasikan pemeliharaan, upgrade dan implementasi sistem informasi.

DATA ADMINISTRATOR

Tugas-tugas seorang administrator database bervariasi, tergantung pada job description-nya, perusahaan, peraturan Teknologi Informasi (TI), fitur-fitur teknis, dan juga kemampuan dari DBMS yang diberikan. Semua itu termasuk pemulihan setelah bencana (backups and testing of backups), analisis kinerja dan tuning, pemeliharaan data dictionary, dan desain database.

DBA

1. Pemasangan perangkat lunak baru - Ini adalah tugas DBA untuk menginstal versi baru dari perangkat lunak DBMS, aplikasi perangkat lunak, dan perangkat lunak lain yang berhubungan dengan administrasi DBMS. Penting bahwa DBA atau anggota staf IS menguji software baru sebelum pindah ke sebuah lingkungan produksi.
2. Konfigurasi hardware dan software dengan sistem administrator – Dalam banyak kasus, perangkat lunak sistem hanya dapat diakses oleh administrator sistem. Dalam kasus ini, DBA bekerja sama dengan administrator sistem untuk melakukan instalasi perangkat lunak, dan untuk mengkonfigurasi hardware dan software agar berfungsi secara optimal dengan DBMS.
3. Pengamanan administrasi - Salah satu tugas utama DBA adalah untuk memantau dan mengelola keamanan DBMS. Hal ini melibatkan penambahan dan menghapus pengguna, pemberian quota, audit, dan memeriksa masalah keamanan.
4. Analisis data – DBA menganalisis data yang tersimpan dalam database dan membuat rekomendasi yang berkaitan dengan kinerja dan efisiensi penyimpanan data. Ini termasuk penggunaan indeks efektif, memungkinkan “Paralel Query” eksekusi, atau fitur khusus DBMS lainnya.
5. Database design (awal) - DBA dapat terlibat di awal tahap desain database, hal ini bertujuan menghilangkan berbagai masalah yang mungkin terjadi. DBA tahu bahwa DBMS dan sistem, dapat menunjukkan potensi masalah, dan dapat membantu pengembangan kinerja tim dengan pertimbangan khusus.
6. Data pemodelan dan optimasi – pemodelan data befungsi untuk mengoptimalkan sistem tata letak untuk mengambil yang paling keuntungan dari I / O subsystem.
7. Bertanggung jawab atas administrasi perusahaan yang berhubungan dengan database dan analisis, desain, dan penciptaan database baru.

MANAJER TELECOMUNICATION

1. Mengelola Teknologi Informasi dan sistem computer
2. Bertanggung jawab pada kesiapan dan ketersediaan sistem komputer / aplikasi dalam lingkungan perusahaan
3. Membuat dan/atau implementasi semua sistem dan aplikasi
4. Merancang, mengelola dan mengawasi serta meng-evaluasi operasional dari sistem informasi (software dan aplikasi) dan pendukungnya (hardware, infrastruktur, telekomunikasi)
5. Membuat dan mengimplementasikan kebijakan dan prosedur TI (IT policy) termasuk kebijakan keamanan TI (IT security policy)
6. Berkerja sama dengan TI vendor untuk merancang , membuat dan meng-implementasikan sistem atau aplikasi jika diperlukan
7. Membuat dan mengawasi anggaran TI (budget) dan expenditures

MANAGER AND USER COMPUTER

Manajer End User Computing bertanggung jawab atas pengiriman perusahaan dari pelanggan menghadapi layanan teknologi. Posisi ini akan memimpin sebuah tim dibebankan dengan memberikan kualitas tinggi, layanan biaya yang efektif termasuk klien hardware komputasi dan perangkat lunak, dukungan service desk / bantuan, dan pelayanan bidang. Posisi ini bertanggung jawab untuk bermitra dengan semua IT dan kepemimpinan bisnis untuk mengembangkan strategi teknologi, implementasi rencana, metodologi adopsi dan dukungan operasional untuk wilayah layanan yang telah disebutkan sebelumnya. Manajer End User Computing bertanggung jawab untuk terus berkembang penawaran produk dan strategi sourcing yang sejalan dengan strategi bisnis untuk memastikan kinerja terbaik dan hasil untuk ABM.

Bertanggung jawab atas pengiriman perusahaan dari pelanggan menghadapi pelayanan teknologi. Dalam memimpin seebuah tim untuk memberikan kualitas yang tinggi, biaya yg efektif termaksuk hardware, computasi, dan perangkat lunak dukungan service desk. Bermitra dengan semua IT dan kepemimpinan bisnis untuk mengembangkan strategi teknologi, implementasi rencana, metodologi adopsi dan dukungan operasional

MANAGER COMPUTER OPERATION

Manajer operasi komputer akan merencanakan dan mengkoordinasikan instalasi dan upgrade perangkat keras dan perangkat lunak pemrograman dan desain sistem. Mereka akan secara langsung mengawasi pekerjaan insinyur perangkat lunak komputer dan programer. Mereka bertanggung jawab untuk koordinasi kerja antar departemen terkait dan tidak terkait dalam perusahaan mereka. Mereka menganalisis kebutuhan komputer dan informasi dari perusahaan mereka dari perspektif strategis dan membuat keputusan tentang personel langsung dan jangka panjang dan persyaratan peralatan. Mereka menetapkan dan meninjau pekerjaan bawahan dan mempelajari teknologi terbaru untuk menjaga perusahaan mereka kompetitif. Beberapa mungkin mengevaluasi teknologi terbaru untuk menentukan apakah mereka akan berguna dan di perusahaan mereka kepentingan terbaik. Mereka juga dapat terlibat dalam pengembangan persyaratan, anggaran dan penjadwalan untuk proyek-proyek teknologi perusahaan mereka. Para manajer ini akan mengkoordinasikan proyek-proyek tersebut dari pembangunan untuk pelaksanaan dan mengkoordinasikan kerja antara klien, vendor dan konsultan. Ini biasanya proyek-proyek yang digunakan untuk meng-upgrade keamanan informasi perusahaan.

BAB III

KESIMPULAN

            Sistem Informasi akuntansi sangatlah penting didalam suatu perusahaan. Sistem yang berarti cara yang merupakan langkah yang harus disusun setiap perusahaan agar meningkatnya nilai perusahaan itu sendiri. Misalnya komponen sistem akuntansi yang meliputi people atau orang yang mengoperasikan sistem dan melakukan berbagai fungsi diberbagai bidang, istilahnya kemampuan seseorang sangatlah dibutuhkan demi meningkatkan produktivitas perusahaan. Procedurs atau langkah-langkah yang akan digunakan baik yang manual maupun otomatis termasuk dalam kegiatan pengumpulan, pemprosesan, dan penyimpanan data tentang kegiatan organisasi. Data tentang kegiatan/proses bisnis organisasi, software digunakan untuk memproses data organisasi., dan Information Technology Insfrastructure yaitu alat-alat yang digunakan termasuk didalamnya komputer, peralatan komunikasi jaringan. Selain komponen sistem, unsur suatu sistem juga dibutuhkan dalam bekerja sama agar tercapainya tujuan sitem.

            Disamping itu ada sistem pengendalian intern yang dapat diartikan sebagai pengawasan intern. Sistem ini harus benar-benar terlaksana atau tersusun sesuai organisasi yang telah dibentuk oleh suatu perusahaan agar dapat terhindar dari risiko-risiko yang mungkin terjadi.

            Dibuatnya struktur organisasi dalam suatu perusahaan akan sangat lebih efektif dalam membentuk sistem informasi dan pengawasannya didalam setiap bidang sesuai job desk masing-masing.

DAFTAR PUSTAKA

B. Romney, Marshall dan Paul John Steinbart. 2006. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 9. Jakarta: Salemba Empat.

W. Wilkinson, Joseph. 1995. Sistem Akunting dan Informasi. Jakarta: Binarupa Aksara.

L. Whitten, Jeffrey, Lonnie D. Bentley dan Kevin C. Dittman. 2005. System Analysis and Design Methods. New York: McGraw Hill Companies Inc.

Siagian, Sondang P. 2004. Manajemen Abad 21. Jakarta: Bumi Aksara.

Mulyadi. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.